Training Kesekretariatan
oleh Karya Training Center
Kesekretariatan merupakan salah satu unit organisasi yang mempunyai fungsi melayani kebutuhan data maupun informasi seluruh unit-unit lain terkait dengan urusan administrasi. Fungsi pelayanan administrasi menjadi sangat dibutuhkan dalam rangka pencapaian tujuan organisasi karena hal tersebut tidak lepas dari kebutuhan terhadap data maupun informasi yang akurat untuk ketepatan pengambilan suatu keputusan. Dalam upaya pengembangan organisasi dibutuhkan diagnosis yang tidak lepas dengan data untuk mengetahui gejala yang muncul sebagai bahan pertimbangan dalam menentukan langkah-langkah terapinya.
Ketersediaan data/analisis data dan informasi yang kesemuanya diolah secara komputerisasi membutuhkan sumber daya manusia (SDM) yang mampu dalam pengelolaan data, meliputi menghimpun, mengolah, mencatat, memelihara dan menyimpan. Untuk itu pengelolaan terhadap system administrasinya, serta pengembangan kemampuan SDM pada unit tersebut perlu mendapat perhatian. Manajemen terhadap SDM tidak saja pada kemampuan dalam hal pendataan tetapi juga factor kemampuan yang terkait dengan etika pelayanan kepada pihak yang membutuhkan serta kemampuan public relation. Dalam hal ini perlu membuat standar penilaian kinerja (performance appraisal) yang dipengaruhi factor lingkungan internal, eksternal organisasi yang terdiri dari sosial, legal economic, tehnical dan physical. Sehingga diperlukan pelatihan ini untuk dapat mengembangkan kemampuan SDM.
TUJUAN
Setelah mengikuti training ini diharapkan peserta mampu :
- Memahami tentang aktivitas kantor modern: organisasi, perkantoran, esensi kantor modern, fungsi-fungsi manajemen perkantoran
- Memahami aktivitas sekretaris dan staf administrasi: kantor dan kegiatan administrasi, peran sekretaris dan staf administrasi
- System informasi dalam aktivitas kantor
- Memahami tentang filling system dan file management
- Memahami pertemuan bisnis dalam aktivitas kantor
- Memahami pengelolaan waktu yang efektif dalam kerja
- Memahami tentang otomatisasi kegiatan administrasi perkantoran
- Memahamai tentang electronic File System (EFS)
PESERTA YANG DIREKOMENDASIKAN
Staff, manager, bagian administrasi, sekretaris.
MATERI
- AKTIVITAS KANTOR MODERN: Organisasi dan perkantoran
b. Esensi kantor modern
c. Fungsi-fungsi manajemen perkantoran - AKTIVITAS SEKRETARIS DAN STAFF ADMINISTRASI
- Kantor dan kegiatan administrasi
b. Peran sekretaris dan staff administrasi dalam kantor modern
c. Total image dalam aktivitas kantor.
- SISTIM INFORMASI DALAM AKTIVITAS KANTOR
Data dan informasi dalam kegiatan kantor
b. Surat, korespondensi dan formulir dalam kantor
c. System Operating Procedure (SOP) aktivitas kantor
- FILLING SYSTEM & FILE MANAGEMENT
a. Management Record and Filling System
b. Classification of File
c. File storage media and Retention file period
- PERTEMUAN BISNIS DALAM AKTIVITAS KANTOR
Jenis-jenis pertemuan bisnis
b. Mengelola rapat secara efektif
c. Teknik pembuatan notulen yang baik
- PENGELOLAAN WAKTU YANG EFEKTIF DALAM KERJA
a. Karakteristik waktu sebagai sumber daya Perusahaan /organisasi
b. Waktu dalam kendali dan diluar kendali
c. Pengendalian waktu dalam pekerjaan kantor
- OTOMATISASI KEGIATAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
a. Makna dan dampak otomatisasi dalam administrasi perkantoran
b. Aplikasi otomatisasi dalam administrasi perkantoran
c. Teknologi Informasi dalam Administrasi Perkantoran
d. Software untuk administrasi perkantoran
e. Sistem Arsip Elektronik
f. Sistem Informasi Manajemen
g. Manajemen basis data
h. LAN, intranet, dan internet
- ELECTRONIC FILE SYSTEM (EFS)
Characteristic of Electronic File System
b. Prinsip-prisnsip EFS
c. Pengenalan hard-ware dan Software EFS
METODOLOGI PELATIHAN
Pelatihan dikemas dengan baik sehingga diharapkan peserta pelatihan bisa mengikuti pelatihan dengan tetap fokus dan bersemangat, metode yang digunakan antara lain penjelasan ceramah, teori, pembahasan studi kasus, video
DURASI PELATIHAN
Pelatihan dilaksanakan selama 14 jam efektif (2 hari kerja)
INSTRUKTUR/TRAINER
KARYA Training Center Consultan & Team
